Traçabilité des envois : définition et fonctionnement
La traçabilité des envois désigne la capacité à suivre les communications transmises et les informations associées à leur acheminement.
Dans le cadre de la communication transactionnelle, elle permet aux organisations de disposer d’une visibilité sur leurs flux après leur déclenchement. Elle s’appuie notamment sur le tracking, la supervision et la gestion des retours.
Comment fonctionne la traçabilité des envois ?
Une plateforme de communication peut collecter les informations générées au cours du traitement des messages.
Selon le canal et les informations disponibles, elle permet ensuite de suivre les statuts et retours associés aux communications.
Le principe repose donc sur plusieurs fonctions complémentaires :
- identification des communications envoyées ;
- suivi des statuts disponibles ;
- collecte des retours ;
- tracking des communications ;
- supervision des flux ;
- centralisation des informations de suivi.
L’organisation dispose ainsi d’une vision plus structurée de ses envois.
Pourquoi la traçabilité est-elle importante pour la communication transactionnelle ?
Une communication transactionnelle accompagne un événement, une action ou une étape d’un processus. Le suivi du message devient donc particulièrement utile lorsque l’entreprise doit s’assurer du bon déroulement de ses communications.
La traçabilité permet notamment d’identifier les retours associés aux envois et de mieux superviser les flux.
Elle prend une importance particulière lorsque l’organisation gère des volumes élevés ou des communications critiques, pour lesquels la visibilité sur les envois contribue au pilotage opérationnel.
Quelle différence entre traçabilité des envois et délivrabilité ?
Les deux notions sont liées, mais elles ne désignent pas le même enjeu.
| Traçabilité des envois | Délivrabilité |
|---|---|
| Concerne le suivi des communications | Concerne leur bon acheminement |
| S’appuie sur les statuts et retours disponibles | Porte sur la capacité du message à atteindre son destinataire |
| Facilite la supervision des flux | Constitue un enjeu de performance des communications |
| Apporte de la visibilité après l’envoi | S’intéresse à la qualité de l’acheminement |
La délivrabilité concerne donc la capacité à acheminer le message, tandis que la traçabilité permet de suivre les informations disponibles sur son traitement.
Quel rôle joue le tracking des communications ?
Le tracking constitue l’un des mécanismes permettant d’assurer le suivi des envois.
Il permet de centraliser les informations disponibles après le déclenchement d’une communication et contribue ainsi à la supervision des flux.
Associé à la gestion des retours, il fournit aux organisations les éléments nécessaires pour suivre leurs communications depuis leur plateforme.
Docoon Messaging intègre justement des fonctions de tracking, de supervision et de gestion des retours.
Comment assurer la traçabilité dans une approche multicanale ?
Lorsqu’une organisation utilise plusieurs canaux, le suivi doit prendre en compte des flux de différentes natures.
Email, SMS, notification push, voix ou autres canaux peuvent produire leurs propres informations de suivi.
Une plateforme multicanale permet de centraliser leur gestion et facilite ainsi la supervision des communications depuis un environnement commun.
Cette approche évite de piloter chaque canal indépendamment et améliore la visibilité globale sur les flux transactionnels.
Comment intégrer le suivi des envois au système d’information ?
La traçabilité prend davantage de valeur lorsqu’elle s’intègre aux applications métiers.
Les API et connecteurs permettent de faire communiquer la plateforme de communication avec le système d’information. Les applications peuvent ainsi déclencher des messages et exploiter les informations nécessaires au suivi des processus concernés.
Cette logique relie directement la traçabilité aux enjeux d’interopérabilité et d’intégration des communications transactionnelles aux processus métiers.
FAQ
Elle désigne la capacité à suivre les communications envoyées ainsi que les statuts et retours disponibles associés à leur transmission.
Le suivi permet de superviser les flux, d’identifier les retours associés aux messages et de disposer d’une meilleure visibilité sur les communications déclenchées.
Le tracking constitue un moyen de suivre les événements et informations associés aux communications. La traçabilité correspond à la capacité plus globale à disposer d’un suivi exploitable des envois.
Une plateforme multicanale peut centraliser la gestion et le suivi de plusieurs canaux afin de faciliter la supervision des différents flux.
Pas automatiquement. Le suivi technique d’une communication et la valeur probante d’un document ou d’un envoi répondent à des notions différentes. Il ne faut donc pas assimiler la traçabilité des communications à l’archivage à valeur probante ou à d’autres mécanismes de preuve.
En résumé
La traçabilité des envois permet de suivre les communications, leurs statuts et les retours associés à leur transmission.
Elle complète la délivrabilité en apportant de la visibilité sur les flux après leur déclenchement. Dans une stratégie de communication transactionnelle multicanale, le tracking, la supervision et la gestion des retours facilitent ainsi le pilotage des communications.
Découvrir Docoon Messaging
Gardez la maîtrise de vos communications transactionnelles
En savoir plus