Archivage électronique, conformité & sécurité
L’archivage électronique permet aux entreprises de conserver leurs documents numériques dans des conditions garantissant leur intégrité, leur traçabilité et leur disponibilité dans le temps. Il répond à des enjeux de conformité, de sécurité documentaire et de préservation de la valeur probante.
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Archiving with probative value
Archivage visant à préserver la valeur de preuve des documents électroniques dans le temps.
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Archivage électronique
Conservation des documents numériques dans des conditions garantissant leur disponibilité, leur intégrité et leur pérennité.
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Reliable copy
Copie numérique ou papier réalisée selon des conditions garantissant la même valeur juridique que l'original.
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Horodatage électronique
Mécanisme permettant d’associer une date et une heure à des données électroniques afin de contribuer à en établir l’existence à un instant donné.
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Piste d’audit fiable
Ensemble des contrôles et des éléments de preuve permettant d'établir le lien entre une opération commerciale et sa facture.
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Comment fonctionne l’archivage électronique ?
Il organise la conservation des documents numériques tout au long de leur cycle de vie.
Il permet notamment de :
- préserver l’intégrité des documents ;
- assurer la traçabilité des opérations ;
- maintenir leur disponibilité dans le temps ;
- gérer leur conservation ;
- permettre leur recherche et leur restitution.
Lorsqu’il intègre des mécanismes destinés à préserver la valeur de preuve d’un document, l’archivage électronique peut s’inscrire dans une démarche d’archivage à valeur probante.
Quels sont les enjeux de l’archivage électronique pour les entreprises ?
Il accompagne la dématérialisation des processus documentaires et répond à plusieurs enjeux pour les entreprises.
Il contribue notamment à :
- sécuriser la conservation des documents numériques ;
- préserver leur intégrité dans le temps ;
- renforcer la traçabilité documentaire ;
- répondre aux exigences de conservation applicables ;
- faciliter la production de documents en cas de contrôle ou de besoin de preuve.
Il constitue ainsi une composante importante de la conformité documentaire et de la sécurisation des processus numériques.